Document légal

Accord de sous-traitance des données (DPA)

Version 1.1 — en vigueur au

English summary: Data processing agreement (GDPR article 28) between the customer (controller) and Tiqo (processor) for the ticket data sent by the GLPI plugin and, when enabled, knowledge base articles and solutions of solved tickets (personal data replaced by neutral placeholders): pseudonymized before the AI model, hosted in the EU, sub-processors listed with 30 days’ notice of changes, breach notification within 48 hours, purge on demand.

Le présent accord de sous-traitance s’inspire de la structure des clauses contractuelles types de sous-traitance publiées par la CNIL. Il fait partie intégrante des conditions générales de vente et s’applique sans signature séparée dès leur acceptation.

1.Objet

Le présent accord définit les conditions dans lesquelles Tiqo, en qualité de sous-traitant, traite pour le compte du Client, responsable de traitement, les données personnelles contenues dans les tickets GLPI transmis par le plugin Tiqo, conformément à l’article 28 du règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 (loi Informatique et Libertés).

2.Parties et rôles

Responsable de traitement
Le Client, titulaire de l’Espace, tel qu’identifié lors de l’inscription et de la souscription.
Sous-traitant
À compléter : Larziz [nom complet], entrepreneur individuel, nom commercial Tiqo, À compléter : adresse de domiciliation acceptée, À compléter.

Lorsque le Client traite lui-même ces tickets pour le compte de ses propres clients (infogérance), il agit en qualité de sous-traitant de ceux-ci et Tiqo en qualité de sous-traitant ultérieur ; le Client s’assure alors que ses propres contrats autorisent ce recours.

3.Description du traitement

La nature, la finalité, les catégories de données et de personnes concernées et les durées de conservation sont décrites en annexe 1. En résumé : le Service analyse les tickets pour proposer aux techniciens du Client un résumé, une catégorie, une urgence, un brouillon de réponse et, avec l’offre Pro ou pendant l’essai, des doublons potentiels et, sur option, des réponses fondées sur les articles de FAQ publique de la base de connaissances du Client ainsi que les solutions de ses tickets résolus similaires, montrées aux seuls techniciens, inscrits dans un suivi privé de GLPI. Le traitement des articles de la base de connaissances, des solutions et des retours des techniciens est précisé à l’article « Base de connaissances, solutions et retours des techniciens ».

4.Durée

L’accord s’applique dès l’acceptation des CGV, dont il fait partie intégrante, y compris pendant l’essai gratuit. Il reste en vigueur pendant toute la durée du contrat puis jusqu’à la suppression ou à la restitution des données prévue à l’article « Sort des données ». Un exemplaire signé peut être fourni sur demande.

5.Obligations du sous-traitant

Tiqo s’engage à :

  1. traiter les données uniquement pour la finalité décrite en annexe 1 ;
  2. traiter les données conformément aux instructions documentées du Client, constituées des CGV, du présent accord et des paramètres choisis par le Client dans le plugin et dans l’Espace (pseudonymisation, conservation du texte des tickets, mémoire des tickets résolus, synchronisation de la base de connaissances, modèle utilisé, application automatique). Si une instruction lui paraît contraire à la réglementation, Tiqo en informe immédiatement le Client ;
  3. ne transférer aucune donnée hors de l’Union européenne en dehors des cas prévus à l’article « Transferts » ; si le droit de l’Union ou d’un État membre l’obligeait à un transfert, Tiqo en informerait le Client au préalable, sauf interdiction légale ;
  4. garantir la confidentialité des données : seules les personnes autorisées y ont accès (à ce jour l’éditeur seul, sous réserve des accès que les accords de sous-traitance des hébergeurs prévoient, par exemple lors d’un incident de leur infrastructure), et elles sont soumises à une obligation de confidentialité et sensibilisées à la protection des données ;
  5. appliquer la protection des données dès la conception et par défaut : pseudonymisation activée par défaut, texte brut des tickets non conservé par défaut, synchronisation de la base de connaissances et mémoire des tickets résolus désactivées par défaut, aucun envoi automatique au Demandeur ;
  6. ne pas utiliser les données pour ses propres finalités : ni revente, ni prospection, ni entraînement de modèles d’intelligence artificielle.

6.Mesures de sécurité

Tiqo met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles suivantes :

  • Pseudonymisation à la source. Le plugin remplace les adresses e-mail, numéros de téléphone et IBAN par des jetons (par exemple <email_1>) avant tout envoi ; la table de correspondance reste dans GLPI. Le serveur applique la même pseudonymisation par sécurité, sans conserver de correspondance, et tout texte conservé est pseudonymisé, même lorsque le Client autorise le modèle à lire le texte d’origine.
  • Mentions neutres. Dans les articles de la base de connaissances et les solutions, le plugin remplace les adresses e-mail, numéros de téléphone et IBAN par des mentions neutres ([adresse e-mail], [numéro de téléphone], [IBAN]) qui ne sont jamais restaurées ; le serveur applique de nouveau ce remplacement à la réception.
  • Minimisation. Le texte des tickets n’est pas conservé par défaut (seuls le titre pseudonymisé, le résumé, les suggestions et l’embedding le sont) ; le contenu est nettoyé de son HTML et tronqué avant analyse. Les retours des techniciens ne contiennent aucun texte.
  • Chiffrement en transit. Tous les échanges (plugin, navigateur, base de données, fournisseur de modèles) passent par HTTPS.
  • Chiffrement au repos. Stockage de la base de données chiffré par l’hébergeur À vérifier : documentation Supabase.
  • Authentification des requêtes. Clé d’API propre à chaque Espace, affichée une seule fois et conservée sous forme d’empreinte SHA-256 ; signature HMAC-SHA256 de chaque requête avec un secret propre à l’Espace, inaccessible depuis le navigateur ; horodatage vérifié contre le rejeu ; clé d’idempotence par événement.
  • Cloisonnement. Chaque table porte l’identifiant de l’Espace et est protégée par des règles d’accès au niveau des lignes (Row-Level Security) ; la clé de service, qui contourne ces règles, n’est utilisée que côté serveur. Les recherches de similarité (base de connaissances, solutions, doublons) portent toujours sur un seul Espace ; celles de la base de connaissances et des solutions sont en outre limitées à l’entité GLPI du ticket. Dans GLPI, le panneau du plugin n’affiche un doublon ou une solution similaire (numéro, titre, extrait) qu’au technicien autorisé à voir le ticket concerné ; le suivi privé [Tiqo], écrit une seule fois et lisible par toute personne autorisée à voir les suivis privés du ticket analysé, ne cite que le numéro et le score des tickets de la même entité, sans titre ni extrait (option « Ajouter un suivi privé » du plugin, qui peut être désactivée).
  • Limitation des usages. 60 requêtes par minute et par Espace, 5 analyses par ticket et par jour.
  • Journaux sans contenu. Les journaux ne contiennent jamais le contenu d’un ticket ; le journal des appels à l’API est supprimé après 30 jours.
  • Purge. Le propriétaire de l’Espace peut supprimer à tout moment toutes les données dérivées des tickets (article « Sort des données »).
  • Hébergement dans l’Union européenne. Base de données à Paris, application et sauvegardes chiffrées en France, modèles d’intelligence artificielle dans l’Union européenne. Aucune donnée de ticket n’est conservée sur le disque du serveur de l’application ; le contrat de son hébergeur l’autorise à sauvegarder ce disque en Allemagne (Union européenne), six mois au plus, ce qu’il ne fait plus pour Tiqo depuis le 5 novembre 2026, à sa demande.
  • Aucune connexion entrante vers GLPI. Seul le plugin initie les échanges ; aucun identifiant GLPI ne quitte le serveur du Client ; les suggestions sont inscrites en suivi privé.
  • Secrets et accès. Secrets hors du code, dans la configuration du serveur et le gestionnaire de mots de passe de l’éditeur ; accès d’administration réservés à l’éditeur À vérifier : authentification à deux facteurs sur les comptes des prestataires.
  • Sauvegardes. Sauvegardes quotidiennes de la base de données par son hébergeur, conservées 7 jours ; export hebdomadaire de la base (comptes, Espaces et paramètres, tickets pseudonymisés et analyses, base de connaissances, solutions, retours des techniciens, rapports ; sans journaux d’API ni sessions), chiffré (AES-256) au fil de l’export, sans copie lisible sur le disque du serveur, avec une clé que seul Tiqo gère (sur le serveur de l’application et dans son gestionnaire de mots de passe), et conservé dans un stockage objet privé d’OVHcloud, en France ; les sauvegardes ne servent qu’à restaurer le Service après un incident À vérifier : offre Pro de Supabase et export hebdomadaire à mettre en service avant la production.

7.Base de connaissances, solutions et retours des techniciens

Activation. La synchronisation de la base de connaissances et la mémoire des tickets résolus sont des fonctionnalités de l’offre Pro, incluses pendant l’essai. Elles sont désactivées par défaut et ne fonctionnent que si le Client les active à la fois dans l’Espace et dans le plugin ; leur activation vaut instruction documentée au sens de l’article « Obligations du sous-traitant ». Le plugin transmet ses options avec chaque analyse : désactivée dans le plugin, une fonctionnalité cesse aussitôt de servir aux analyses du serveur GLPI concerné.

Données transmises. Pour la base de connaissances : le titre et le texte des articles partagés avec les entités du périmètre du plugin, la liste des entités où chacun est visible, son statut de FAQ publique ou d’article interne, la date de sa dernière modification et la liste des articles retirés, une fois par jour et quelques minutes après la modification ou la suppression d’un article ou le changement de ses cibles. Pour la mémoire des tickets résolus : le numéro, l’entité, le titre et le texte de la solution d’un ticket déjà analysé par le Service, peu après sa résolution ou sa clôture ; les tickets jamais analysés ne sont pas transmis. Les adresses e-mail, numéros de téléphone et IBAN y sont remplacés par des mentions neutres, qui ne peuvent pas être rattachées aux valeurs d’origine ; les noms et prénoms, adresses IP et noms de machines ne sont pas remplacés. Le plugin transmet aussi, sans aucun texte, les retours des techniciens sur chaque analyse (catégorie ou urgence appliquée ou remplacée, réponse insérée, modifiée ou ignorée), le statut du ticket avec chaque analyse et les changements de statut des tickets analysés (résolu, clos, rouvert, supprimé).

Traitement et conservation. Tiqo découpe le texte de chaque article en passages qui se recouvrent, calcule leurs embeddings avec Mistral AI et conserve l’ensemble des passages et des embeddings ; il conserve les solutions avec leur embedding. Les passages des articles de FAQ publique les plus proches d’un nouveau ticket du même Espace et de la même entité GLPI sont transmis au modèle de langage avec ce ticket, comme données de référence pour le résumé et le brouillon de réponse ; les solutions les plus proches ne sont jamais transmises au modèle de langage et figurent seulement, en extrait, dans le panneau du ticket ; l’analyse enregistre le numéro, le score et l’extrait des solutions similaires retenues, et le numéro, le score et le titre des doublons potentiels. Le contenu des articles internes (hors FAQ) n’est jamais transmis au modèle de langage pour rédiger les suggestions : ces articles sont seulement retrouvés par similarité, grâce aux embeddings calculés lors de la synchronisation, et signalés aux techniciens dans le panneau du ticket et le suivi privé. Les retours des techniciens servent uniquement aux statistiques d’acceptation de l’Espace ; le statut des tickets sert uniquement à ne plus proposer comme doublons les tickets résolus ou clos.

Suppression. Tant que la synchronisation est active, un article supprimé, dépublié ou sorti du périmètre dans GLPI est supprimé à la synchronisation suivante, et un article retiré de la FAQ cesse alors d’être transmis au modèle de langage ; le plugin déclenche cette synchronisation quelques minutes après la modification. La désactivation de la synchronisation dans l’Espace ou dans le plugin supprime toute la base de connaissances synchronisée ; la désactivation de la mémoire des tickets résolus dans l’Espace supprime les solutions mémorisées et vide les solutions similaires enregistrées avec les analyses ; le passage à une offre qui ne comprend pas ces fonctionnalités supprime les deux. La désactivation de l’envoi des solutions dans le plugin arrête leur transmission et leur usage par les analyses du serveur GLPI concerné, sans supprimer celles déjà mémorisées. Un ticket supprimé définitivement dans GLPI est supprimé avec ses analyses, ses retours et sa solution, et retiré des doublons et solutions similaires enregistrés avec les autres analyses de l’Espace ; le plugin conserve l’événement de suppression jusqu’à son envoi, au plus 30 jours, y compris pendant une erreur de clé d’API ou de configuration. Le bouton de purge supprime immédiatement la base de connaissances synchronisée, les solutions mémorisées et les retours des techniciens ; tant que la synchronisation reste activée, le plugin renvoie ensuite les articles publiés à sa prochaine exécution. Sans purge, ces données sont supprimées automatiquement au plus tard 90 jours après la fin de l’essai ou de l’abonnement (article « Sort des données »).

8.Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise Tiqo à recourir aux sous-traitants ultérieurs suivants. Seuls ceux qui reçoivent des données de tickets traitent des données pour le compte du Client ; Stripe, Resend et Sentry sont mentionnés pour être complet et ne reçoivent aucune donnée de ticket. Sentry, service de suivi des erreurs techniques, n’est utilisé que lorsque Tiqo active ce suivi.

  • PulseHeberg SAS

    Adresse
    9 boulevard de Strasbourg, 83000 Toulon, France
    Prestation
    Hébergement de l’application web et de l’API sur un serveur virtuel (VPS) dans un centre de données à Marseille, administré avec Coolify. PulseHeberg fait appel à sa société mère SERVERD SAS (France) pour l’exploitation de ses infrastructures et le support ; SERVERD SAS (Netrix) assure aussi, pour son propre compte, la connectivité réseau et la protection contre les attaques par déni de service, sur les données de trafic (adresses IP).
    Données concernées
    Données transmises à l’API et pages de l’application, traitées en mémoire le temps de la requête ; journaux techniques du serveur ; chaque semaine, export complet de la base de données (comptes, Espaces et paramètres, tickets pseudonymisés et analyses, base de connaissances, solutions, retours des techniciens, rapports ; sans journaux d’API ni sessions), chiffré au fil de l’export sur ce serveur, sans copie lisible sur son disque, avant son envoi au stockage des sauvegardes ; clé de chiffrement de ces exports.
    Localisation
    France (Marseille) ; le contrat de PulseHeberg l’autorise à sauvegarder le disque du serveur en Allemagne (Union européenne), chiffré avec ses clés, six mois au plus (accord de sous-traitance, article 9.3 et annexe A) : ces sauvegardes sont désactivées sur le serveur de Tiqo depuis le 5 novembre 2026, à sa demande (confirmation écrite de PulseHeberg, sans engagement contractuel), et ce disque ne conserve aucune donnée de ticket.
    Transferts hors UE
    Données hébergées en France. PulseHeberg et son sous-traitant SERVERD SAS peuvent accéder à distance aux infrastructures, pour leur exploitation, leur maintenance et leur sécurité, depuis l’Union européenne, l’Espace économique européen ou un pays bénéficiant d’une décision d’adéquation de la Commission européenne (article 45 du RGPD), comme la Suisse ; tout autre transfert exige l’information préalable de Tiqo et les garanties du chapitre V du RGPD (accord de sous-traitance de PulseHeberg, articles 9.4 et 9.5).
    Point ouvert
    À vérifier : centre de données exact à Marseille
  • OVH SAS (OVHcloud)

    Adresse
    2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, France
    Prestation
    Stockage objet privé des exports hebdomadaires chiffrés de la base de données (sauvegardes), dans un projet OVHcloud réservé à cet usage.
    Données concernées
    Copies chiffrées de la base de données (comptes, Espaces et paramètres, tickets pseudonymisés et analyses, base de connaissances, solutions, retours des techniciens, rapports ; sans journaux d’API ni sessions), illisibles sans la clé que seul l’éditeur gère (sur le serveur de l’application et dans son gestionnaire de mots de passe) et supprimées au plus tard 30 jours après leur création.
    Localisation
    France
    Transferts hors UE
    Aucun transfert hors de l’Union européenne.
    Point ouvert
    À vérifier : mise en service, avant la production, de l’export hebdomadaire vers un stockage objet OVHcloud en France ; accord de sous-traitance d’OVHcloud, prévu par son contrat, à conserver
  • Supabase Pte. Ltd.

    Adresse
    65 Chulia Street #38-02/03, OCBC Centre, Singapore 049513, Singapour
    Prestation
    Base de données PostgreSQL et authentification par lien de connexion, sur l’infrastructure Amazon Web Services ; sauvegardes. Les e-mails de connexion sont envoyés par l’intermédiaire du serveur SMTP de Resend.
    Données concernées
    Comptes (adresse e-mail), espaces et paramètres, métadonnées de tickets, titres pseudonymisés, analyses (résumés, brouillons, suggestions), embeddings, retours des techniciens, et sur option texte des articles de la base de connaissances découpé en passages, avec les entités où ils sont visibles, et solutions des tickets résolus (avec mentions neutres), statut des tickets analysés, journaux d’API sans contenu de ticket.
    Localisation
    France — Paris (AWS, région eu-west-3).
    Transferts hors UE
    Données hébergées à Paris. Les accès éventuels depuis des pays tiers (support, exploitation) sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
    Point ouvert
    À vérifier : étendue des accès depuis des pays tiers et liste des sous-traitants de Supabase, dans le DPA Supabase
  • Mistral AI SAS

    Adresse
    15 rue des Halles, 75001 Paris, France
    Prestation
    Modèles de langage (résumé, classification, brouillon de réponse) et calcul des embeddings : mistral-medium, mistral-embed.
    Données concernées
    Titre et contenu des tickets pseudonymisés, liste des catégories GLPI et, lorsque le Client active ces options, texte intégral des articles de la base de connaissances et des solutions des tickets résolus (avec mentions neutres) pour le calcul des embeddings, puis les seuls passages des articles de FAQ publique les plus proches comme contexte du résumé et des brouillons de réponse (les articles internes et les solutions ne servent qu’au calcul des embeddings).
    Localisation
    Union européenne.
    Transferts hors UE
    Aucun transfert hors de l’Union européenne prévu par Tiqo ; le DPA de Mistral AI encadre tout transfert éventuel par les clauses contractuelles types.
    Point ouvert
    À vérifier : région d’hébergement exacte ; octroi de l’option de conservation nulle (« zero data retention », demandée par Tiqo) : sans elle, Mistral AI conserve les requêtes de l’API jusqu’à 30 jours pour la détection des abus ; refus de l’utilisation des données pour l’entraînement dans les réglages du compte
  • Stripe Payments Europe, Limited

    Adresse
    1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irlande
    Prestation
    Paiement, abonnements, factures et portail de facturation.
    Données concernées
    Données de facturation du Client : raison sociale, adresse, e-mail, numéro de TVA ou SIRET le cas échéant, moyen de paiement. Aucune donnée de ticket.
    Localisation
    Union européenne et États-Unis.
    Transferts hors UE
    Stripe, Inc. adhère au cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework) et recourt aux clauses contractuelles types de la Commission européenne.
    Point ouvert
    À vérifier : entité Stripe contractante et adresse, d’après le contrat de services Stripe du compte Tiqo
  • Plus Five Five, Inc. (Resend)

    Adresse
    2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, États-Unis
    Prestation
    Envoi des e-mails : liens de connexion (serveur SMTP utilisé par l’authentification Supabase), rapport hebdomadaire, incident de paiement.
    Données concernées
    Adresses e-mail des destinataires et contenu des e-mails (liens de connexion à usage unique, statistiques agrégées, sans contenu de ticket).
    Localisation
    Envoi depuis l’Union européenne — Irlande (région d’envoi eu-west-1 de Resend) ; données du compte, métadonnées des e-mails et journaux d’envoi stockés aux États-Unis, quelle que soit la région d’envoi.
    Transferts hors UE
    Clauses contractuelles types de la Commission européenne (DPA de Resend) pour les données stockées aux États-Unis ; Resend déclare adhérer au cadre de protection des données UE–États-Unis.
    Point ouvert
    À vérifier : durée de conservation des journaux d’envoi, et lieu et durée de stockage du contenu des e-mails envoyés
  • Functional Software, Inc. (Sentry)

    Adresse
    45 Fremont Street, 8th Floor, San Francisco, CA 94105, États-Unis
    Prestation
    Suivi des erreurs techniques de l’application web et de l’API.
    Données concernées
    Rapports d’erreur techniques : type d’erreur, message tronqué, pile d’appels, chemin de la page ou de l’API, navigateur et système, langue et fuseau horaire du navigateur, dernières pages consultées et requêtes de l’application avant l’erreur (chemins sans paramètres, méthode, code de réponse). Les adresses e-mail, cookies, en-têtes d’authentification, adresses IP, paramètres d’URL et corps de requête sont retirés avant l’envoi ; aucune donnée de ticket.
    Localisation
    Union européenne — Francfort (Allemagne), région de données UE de Sentry ; l’application refuse toute autre région.
    Transferts hors UE
    Données hébergées dans la région UE de Sentry. Functional Software, Inc. étant établie aux États-Unis, les accès éventuels depuis les États-Unis (support, exploitation) sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne (DPA de Sentry).
    Activation
    Uniquement lorsque le suivi des erreurs est activé par Tiqo ; tant qu’il ne l’est pas, aucune donnée n’est transmise à Sentry.
    Point ouvert
    À vérifier : adresse de l’entité contractante, adhésion au Data Privacy Framework, durée de conservation des événements selon l’offre Sentry, et activation du réglage du projet qui empêche la conservation des adresses IP

Procédure de changement. Tiqo informe le propriétaire de l’Espace par e-mail au moins 30 jours avant tout ajout ou remplacement d’un sous-traitant ultérieur et met cette page à jour. Pendant ce délai, le Client peut s’opposer au changement pour un motif lié à la protection des données. À défaut de solution, il peut résilier son abonnement sans frais avant la prise d’effet du changement ; la part non consommée d’une Période payée d’avance lui est remboursée au prorata. Lorsqu’un sous-traitant ultérieur annonce l’ajout ou le remplacement de ses propres sous-traitants, Tiqo en informe le propriétaire de l’Espace par e-mail dans les 2 jours ouvrés, en indiquant la date limite d’opposition, et transmet à ce sous-traitant, dans ce délai, l’opposition motivée du Client. Si le changement est maintenu, le Client peut résilier son abonnement dans les conditions prévues ci-dessus.

Tiqo impose à chaque sous-traitant ultérieur, par contrat, des obligations de protection des données conformes à l’article 28 du RGPD et, pour l’essentiel, équivalentes à celles du présent accord, et reste responsable envers le Client de leur exécution (article 28.4 du RGPD). Différences connues : le contrat de l’hébergeur de l’application l’autorise à sauvegarder le disque du serveur en Allemagne (Union européenne), six mois au plus, ce qu’il ne fait plus pour Tiqo depuis le 5 novembre 2026 ; il notifie les violations de données « dans les meilleurs délais », sans délai chiffré (Tiqo tient néanmoins le délai de 48 heures envers le Client, à compter du moment où il en a connaissance) ; son assistance et les audits sont facturés sur devis.

9.Information des personnes concernées

Il appartient au Client, responsable de traitement, d’informer les Demandeurs et les techniciens du traitement réalisé avec Tiqo au moment de la collecte des données. Le présent accord et la politique de confidentialité fournissent les éléments nécessaires à cette information.

10.Exercice des droits des personnes

Tiqo aide le Client à répondre aux demandes d’exercice des droits (accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité) :

  • toute demande reçue directement par Tiqo est transmise au Client dans un délai de 5 jours ouvrés, sans y répondre lui-même ;
  • sur instruction du Client, Tiqo supprime ou exporte les données liées à un ticket donné ; la suppression définitive du ticket dans GLPI produit le même effacement, y compris dans les doublons et solutions similaires enregistrés avec les autres analyses ;
  • le Client dispose en outre du bouton de purge et de l’export sur demande.

11.Notification des violations de données

Tiqo notifie au Client toute violation de données personnelles dans un délai maximal de 48 heures après en avoir pris connaissance, par e-mail au propriétaire de l’Espace. La notification indique, dans la mesure du possible :

  • la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et d’enregistrements concernés ;
  • le point de contact auprès duquel obtenir des informations ;
  • les conséquences probables de la violation ;
  • les mesures prises ou proposées pour y remédier et en limiter les effets.

Lorsqu’il n’est pas possible de fournir toutes ces informations en même temps, elles sont communiquées de manière échelonnée, sans retard indu. Il revient au Client de notifier la violation à la CNIL et, le cas échéant, aux personnes concernées. Tiqo documente toute violation.

12.Aide au responsable de traitement

Tiqo aide le Client à réaliser une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD) et, le cas échéant, à consulter la CNIL au préalable, en lui fournissant la documentation du Service (le présent accord, la description des mesures de sécurité, la liste des sous-traitants ultérieurs) et en répondant à ses questions dans un délai raisonnable.

13.Sort des données

Purge à tout moment. Depuis les paramètres de l’Espace, le propriétaire peut purger immédiatement toutes les données dérivées des tickets : tickets, analyses, retours des techniciens, base de connaissances synchronisée, solutions mémorisées, journaux d’API, installations du plugin, rapports hebdomadaires et clés d’idempotence. Une demande de purge adressée par écrit est exécutée dans un délai de 24 heures. Sont conservés l’Espace, ses membres, sa clé d’API et les compteurs mensuels d’usage, agrégés et nécessaires à la facturation. Si la synchronisation de la base de connaissances reste activée, le plugin renvoie les articles publiés à sa prochaine exécution ; le Client la désactive d’abord pour qu’ils ne soient pas transmis de nouveau.

Fin du contrat. Au choix du Client, Tiqo restitue les données sous forme d’export dans un format structuré et lisible par machine (JSON), dans un délai de 30 jours à compter de la demande, ou les supprime. À défaut d’instruction, les données sont supprimées au plus tard 90 jours après la fin du contrat, par un traitement automatique qui couvre aussi l’essai terminé sans souscription, la base de connaissances synchronisée, les solutions mémorisées et les retours des techniciens. Tiqo confirme la suppression par écrit sur demande.

Sauvegardes. Les données supprimées disparaissent des sauvegardes au fil de leur rotation, au plus tard 30 jours après leur suppression (article « Mesures de sécurité »).

La table de correspondance des jetons de pseudonymisation n’existe que dans GLPI : Tiqo ne peut pas rattacher les jetons aux adresses, numéros ou IBAN d’origine.

14.Délégué à la protection des données

Tiqo n’a pas désigné de délégué à la protection des données. Le point de contact pour toute question relative au présent accord est À compléter : Larziz [nom complet], joignable à À compléter.

15.Registre des traitements

Tiqo tient un registre des catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte de ses clients, conformément à l’article 30.2 du RGPD.

16.Documentation et audits

Tiqo met à la disposition du Client la documentation nécessaire pour démontrer le respect de ses obligations. Le Client peut, une fois par an et à ses frais, faire réaliser un audit, de préférence sur pièces et à distance, en prévenant Tiqo au moins 30 jours à l’avance.

L’audit est confié à un auditeur indépendant, non concurrent de Tiqo et tenu au secret ; il ne doit pas perturber le fonctionnement du Service ni donner accès aux données d’autres clients. Un audit supplémentaire est possible après une violation de données ou à la demande d’une autorité de contrôle.

17.Transferts hors de l’Union européenne

Les données de tickets sont hébergées dans l’Union européenne : base de données à Paris, application en France, modèles d’intelligence artificielle dans l’Union européenne. Tiqo ne les transfère pas hors de l’Union européenne ; seuls les accès à distance de ses sous-traitants décrits ci-dessous peuvent avoir lieu depuis un pays tiers reconnu adéquat.

Les accès éventuels du support de Supabase depuis des pays tiers sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne À vérifier : DPA Supabase. PulseHeberg, hébergeur de l’application, et sa société mère SERVERD SAS peuvent administrer leurs infrastructures à distance depuis un pays reconnu adéquat par la Commission européenne (article 45 du RGPD), comme la Suisse ; tout autre transfert de leur part exige l’information préalable de Tiqo et les garanties du chapitre V du RGPD ; Tiqo en informerait le Client au préalable, et le Client pourrait s’y opposer dans les conditions de la procédure de changement des sous-traitants ultérieurs. Stripe et Resend, qui opèrent en partie aux États-Unis, ne reçoivent aucune donnée de ticket. Sentry, lorsque le suivi des erreurs est activé, conserve ses rapports d’erreur dans sa région de l’Union européenne (Francfort), la seule que l’application accepte, et ne reçoit aucune donnée de ticket ; les accès éventuels de Functional Software, Inc. depuis les États-Unis sont encadrés par les clauses contractuelles types À vérifier : DPA Sentry.

18.Obligations du responsable de traitement

Le Client s’engage à :

  • transmettre uniquement des données nécessaires au traitement des tickets, en laissant la pseudonymisation activée sauf justification documentée, et ne pas transmettre de catégories particulières de données (articles 9 et 10 du RGPD) ;
  • avant d’activer la synchronisation de la base de connaissances ou la mémoire des tickets résolus, s’assurer que les articles du périmètre d’entités et les solutions peuvent être transmis, compte tenu des données qui n’y sont pas remplacées ;
  • documenter ses instructions par les paramètres du plugin et de l’Espace ;
  • disposer d’une base légale et informer les personnes concernées ;
  • assurer la sécurité de son serveur GLPI, qui conserve la table de correspondance des jetons, et des identifiants de son Espace (clé d’API, secret de signature) ;
  • superviser le traitement, y compris par les audits prévus ci-dessus.

La pseudonymisation ne remplace ni les noms et prénoms, ni les adresses IP, ni les noms de machines présents dans le texte des tickets : les données transmises restent des données personnelles.

19.Responsabilité

Chaque partie répond des manquements qui lui sont imputables dans les conditions prévues par les CGV, sans préjudice de l’article 82 du RGPD.

Annexe 1Description du traitement

Finalité
Aider les techniciens du Client à traiter les tickets GLPI : résumé, type, catégorie et urgence suggérés, brouillon de réponse, mots-clés, doublons potentiels et, sur option, réponses fondées sur les articles de FAQ publique de la base de connaissances et solutions de tickets résolus similaires montrées aux techniciens ; mesurer l’acceptation des suggestions.
Nature des opérations
Réception par l’API, pseudonymisation de sécurité et remplacement par des mentions neutres, nettoyage et troncature du texte, découpage des articles en passages, analyse par un modèle de langage, calcul d’embeddings, recherche de similarité au sein de l’Espace et de l’entité GLPI, enregistrement, consultation par les techniciens dans GLPI et dans l’application, statistiques agrégées, suppression.
Personnes concernées
Demandeurs (salariés, agents, élèves ou étudiants, usagers selon le Client), techniciens et toute personne citée dans un ticket, dans une solution ou dans un article de la base de connaissances.
Catégories de données
  • titre et contenu des tickets, pseudonymisés ;
  • métadonnées GLPI : identifiants du ticket et de l’entité, date de création, type, catégorie, urgence, statut, type de demandeur (utilisateur ou groupe), langue, liste des catégories autorisées, options du plugin (synchronisation de la base de connaissances, envoi des solutions) ;
  • résultats d’analyse : résumé, brouillon de réponse, mots-clés, suggestions et niveaux de confiance, doublons potentiels (numéro et titre, avec des mentions neutres, de tickets similaires que le plugin n’a pas signalés comme résolus ou clos), extraits de solutions similaires ;
  • embeddings (représentations numériques du texte) ;
  • retours des techniciens sur les suggestions (catégorie ou urgence acceptée ou non, réponse utilisée, modifiée ou ignorée), sans texte ;
  • statut des tickets analysés (résolu, clos, rouvert, supprimé), sans texte ;
  • sur option : titre et texte des articles de la base de connaissances, avec les entités où ils sont visibles et leur statut de FAQ, titre, entité et texte de solution des tickets analysés puis résolus, avec des mentions neutres à la place des adresses e-mail, numéros de téléphone et IBAN ;
  • informations sur l’instance GLPI : nom, versions de GLPI et du plugin, entités déclarées.
Données non remplacées
Noms et prénoms, adresses IP, noms de machines et tout autre identifiant présent dans le texte libre.
Données sensibles
Non requises par le traitement ; le Client s’abstient de transmettre des catégories particulières de données. Le Service n’est pas un hébergement certifié de données de santé (HDS) : les tickets ne doivent contenir aucune donnée de santé.
Durées de conservation
  • texte des tickets : non conservé par défaut ; conservé pseudonymisé si le Client active l’option correspondante, jusqu’à la purge ou la fin du contrat ;
  • titres pseudonymisés, analyses, embeddings, retours des techniciens, rapports hebdomadaires : pendant la durée du contrat, jusqu’à la purge ou la suppression définitive du ticket dans GLPI, puis au plus 90 jours après la fin du contrat ; un ticket supprimé définitivement dans GLPI est aussi retiré des doublons et solutions similaires enregistrés avec les autres analyses ;
  • base de connaissances synchronisée : tant que la synchronisation est active, jusqu’à la suppression, la dépublication ou la sortie du périmètre de l’article dans GLPI (synchronisation suivante) ; supprimée dès la désactivation de la synchronisation, le passage à une offre sans les fonctionnalités Pro ou la purge, et au plus tard 90 jours après la fin du contrat ;
  • solutions mémorisées : jusqu’à la suppression définitive du ticket dans GLPI, la désactivation de l’option dans l’Espace, le passage à une offre sans les fonctionnalités Pro ou la purge, et au plus tard 90 jours après la fin du contrat ; la désactivation de l’option ou le passage à une telle offre vide aussi les solutions similaires enregistrées avec les analyses ;
  • journal des appels à l’API : 30 jours ;
  • clés d’idempotence : 7 jours ;
  • sauvegardes : une donnée supprimée en disparaît au plus tard 30 jours après sa suppression ;
  • requêtes adressées à Mistral AI : conservées par Mistral AI au plus 30 jours à des fins de détection des abus, sauf octroi de l’option de conservation nulle, demandée par Tiqo À vérifier : octroi de l’option de conservation nulle par Mistral AI ; leur utilisation pour l’entraînement des modèles de Mistral AI relève des conditions de Mistral AI et est refusée dans les réglages du compte Tiqo À vérifier : réglage d’entraînement du compte Mistral AI.
Localisation
Union européenne : base de données à Paris, application et sauvegardes chiffrées en France, modèles dans l’Union européenne ; accès à distance possible de l’hébergeur de l’application depuis un pays reconnu adéquat, comme la Suisse ; son contrat l’autorise à sauvegarder le disque du serveur en Allemagne, ce qu’il ne fait plus pour Tiqo depuis le 5 novembre 2026.
  • 1.1 — Traitement des articles de la base de connaissances, des solutions, des retours des techniciens et du statut des tickets : données transmises (dont les options du plugin avec chaque analyse), limitation à l’entité GLPI, articles internes jamais transmis au modèle de langage et seulement signalés aux techniciens, affichage dans le panneau et dans le suivi privé, mentions neutres, conservation, suppression (synchronisation, désactivation d’une option, passage à l’offre Starter, suppression du ticket dans GLPI, y compris dans les autres analyses, purge, suppression automatique après la fin du contrat). Ajout de Sentry à la liste des sous-traitants ultérieurs (suivi des erreurs techniques, région UE, sans contenu de ticket), utilisé seulement s’il est activé. Sauvegardes : sauvegardes quotidiennes de la base et export hebdomadaire chiffré (AES-256) chez OVHcloud, en France ; données supprimées effacées des sauvegardes sous 30 jours au plus. Les solutions des tickets résolus ne sont jamais transmises au modèle de langage : elles sont seulement montrées aux techniciens. Un article retiré de la FAQ cesse d’être transmis au modèle à la synchronisation suivante, que le plugin déclenche quelques minutes après la modification. Sous-traitants ultérieurs : hébergeur de l’application désigné (PulseHeberg SAS, serveur à Marseille) et stockage des sauvegardes chiffrées (OVH SAS, OVHcloud, en France) ; Resend envoie aussi les e-mails de connexion, depuis l’Union européenne (Irlande), ses journaux d’envoi restant stockés aux États-Unis. Hébergeur de l’application : sa société mère SERVERD SAS comme sous-traitant, accès à distance possible depuis un pays reconnu adéquat (Suisse), sauvegardes du disque du serveur autorisées en Allemagne par son contrat et désactivées pour Tiqo depuis le 5 novembre 2026, différences connues avec le présent accord ; relais au Client, sous 2 jours ouvrés, des changements de sous-traitants annoncés par un sous-traitant ultérieur ; accès prévus par les accords des hébergeurs dans l’obligation de confidentialité ; secrets hors du code ; export chiffré au fil de l’export.
  • 1.0 — Première version, sur la structure des clauses types de sous-traitance de la CNIL.

Document à faire relire par un professionnel du droit avant la mise en production.

Accord de sous-traitance des données (DPA) · Tiqo